خطوات دورة المشتريات

يجب أن تتمتع الإدارة في أي شركة بفن الحصول على المنتجات والخدمات ، حيث تتبع دورة المشتريات مجموعة خطوات محددة لتحديد متطلبات أو احتياجات الشركة ، وتتمتع الإدارة المسؤولة عن عملية المشتريات العامة في الشركات بأهمية كبيرة خاصة عند التعامل مع هذه العملية الضرورية سواء في الأسواق الاقتصادية القوية أو الضعيفة ، وبالتالي فإن اتباع خطوات عملية المشتريات خطوة بخطوة  ستساعد الإدارة على تحقيق أهدافها بنجاح .

كفاءة إدارة المشتريات بالمؤسسات

لكي تقوم الشركة بدورها بشكل فعال يجب أن تتصف الإدارة العملية التي يتم من خلالها الحصول على المنتجات والخدمات بدرجة عالية من الذكاء وذلك خلال دورة الشراء واتباع خطواتها خطوة بخطوة لتحديد متطلبات الشركة ، وتعد دورة الشراء عملية مهمة يجب اتباعها لأنها تضمن نجاح الإدارة في تحقيق أهدافها المحددة .إن عدم كفاءة إدارة المشتريات في كثير من المؤسسات يؤدي إلى كثير من المشاكل في عمليات الشراء المؤجلة والخصومات الفائتة بالإضافة إلى خلافات المعاملات ، وإن محاولة تسريع عملية الشراء باستخدام أدوات قديمة مثل جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني هي محاولة تتصف بالفشل ، وبالتالي للاستفادة من خصومات الشراء والدفع المبكر تحتاج المؤسسات إلى التخلص من ممارسات الشراء القديمة وتبني الحلول التكنولوجية ، حيث يمكن لأدوات الشراء الحديثة تحويل استراتيجية شراء بطيئة للغاية إلى مستوى عالمي بين عشية وضحاها ، وهكذا إذا كانت عملية الشراء الخاصة بك لا تزال تعتمد على الأدوات القديمة ، فقد حان الوقت لتغييرها واستخدام التكنولوجيا الرئيسية .

ما هي دورة المشتريات

يمكن تعريف عملية المشتريات على أنها سلسلة العمليات الضرورية للحصول على المنتجات أو الخدمات من الطلب إلى أمر الشراء والموافقة على الفاتورة ، وعلى الرغم من أننا نستخدم مصطلح المشتريات والشراء بالتبادل ، إلا أنهما يختلفان قليلاً عن بعضهما البعض ، لأنه في حين أن الشراء هو العملية الشاملة للحصول على السلع والخدمات الضرورية نيابة عن المنظمة ، نجد أن عملية المشتريات تصف الأنشطة التي ينطوي عليها الحصول عليها .

أهم خطوات دورة المشتريات

للحفاظ على القيام بعملي مشتريات عادلة وشفافة وفعالة ، فإن الفهم الجيد لعملية المشتريات هو المفتاح الأساسي ، وعلى الرغم من أن دورة المشتريات في المنظمات تختلف عن بعضها البعض ، فإنه تتضمن كل دورة مشتريات عدة عناصر بما في ذلك تحديد المتطلبات ، وأبحاث الموردين ، وتحليل القيمة ، ورفع طلب الشراء ، ومرحلة المراجعة ، والتحويل إلى أمر الشراء ، وإدارة العقود ، ومراقبة وتقييم الطلب المستلم ، والمطابقة الثلاثية ، واستيفاء الدفع ، و حفظ السجلات .عملية تحديد المتطلباتيعتبر تحديد المتطلبات من أهم خطوات دورة المشتريات ، حيث يجب تحديد المنتجات والخدمات التي يمكن الحصول عليها من مصادر داخلية أو خارجية ، وقد تكون هناك حاجة من الشركة لإعادة ترتيب منتج أو قد يكون عنصرًا جديدًا تمامًا ، ومن المهم تحديد الحاجة إلى منتج بشكل فعال حتى يمكن إدارة العملية بكفاءة وفعالية من خلال دورة المشتريات .العثور على المنتج المناسبيعد العثور على المنتج أو السوق المناسب للشركة خطوة مهمة للغاية في دورة المشتريات ، وغالبًا ما تكون هناك معايير مطبقة في بعض الصناعات من أجل تحديد المواصفات المطلوبة ، في حين أن البعض الآخر ليس لديهم نقطة مرجعية للنظر فيها ، وهناك احتمال أن تكون الشركة قد طلبت المنتج في الماضي ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب عليها تحديد المنتج الذي تريده باستخدام عوامل تحديد مثل اللون والتعبئة والوزن ، حيث إن وجود المواصفات في مكانها سيجعل هذه العملية أسهل ، ثم هناك حاجة للبحث في السوق وتحديد نطاق المنتج لأنه سيحدد المنافسين المحتملين في السوق .مكان الحصول على المنتجالخطوة التالية في العملية هي معرفة مكان الحصول على المنتج ، وقد تستخدم الشركة قائمة بالموردين المعتمدين للعثور على مكان يمكنه الحصول على المنتج ، وإذا لم يكن الأمر كذلك فسيتعين على الشركة العثور على مورد باستخدام أوامر الشراء أو البحث عن مصادر أخرى ، مثل المجلات أو الإنترنت أو باستخدام مندوبي المبيعات ، وستقوم الشركة بعد ذلك بوضع استراتيجية ومتابعة مع المورد الذي يقدم أفضل منتج أو خدمة للأعمال التجارية لتلبية احتياجاتهم .تحديد السعر المناسبستنتقل الشركة بعد ذلك إلى تحديد أفضل سعر وشروط للمنتج الذي تطلبه ، وغالبًا ما يعتمد ذلك على احتياجات الشركة أو المنتجات الموجودة لديها بالفعل في المخزون أو المواد المتخصصة التي تحتاجها ، وبعد العملية يُنصح عادة للشركات بالنظر في ثلاثة موردين مختلفين قبل أن يتخذوا قرارًا نهائيًا ، ومن المهم أن تنظر الشركة حولها لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم العثور على صفقة جيدة للمنتجات التي يحتاجونها ، وسيسمح لهم البحث عن علامات تجارية مختلفة بالعثور على أفضل صفقة وشروط تتوافق مع المنتج أو الخدمة التي يتطلعون إلى الحصول عليها .تجهيز أمر الشراءيتم وضع أمر الشراء للسماح بشراء المواد من البائع إلى المشتري ، حيث سيحدد السعر وجميع مواصفات المنتج ، وسيحتوي أمر الشراء أيضًا على جميع بنود وشروط المنتج والخدمات والتي يجب أن يقرأها المشتري ، كما سيُظهر أمر الشراء أيضًا أي التزامات إضافية ، ومن الضروري قراءة هذا بشكل صحيح لتحديد أي أخطاء .تسليم أمر الشراءتتطلب الخطوة التالية تسليم أمر الشراء ، ويتم ذلك عادةً عن طريق الفاكس أو البريد أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا بواسطة المورد ، وغالبًا ما تتم كتابة طريقة التسليم المحددة في مستندات الشراء المرسلة إلى المشتري ، وسيقر المشتري بعد ذلك باستلام أمر الشراء وسيحتفظ كلا الطرفين بنسخة منه في حالة الحاجة إليه في المستقبل .تحديد موعد الاستلامتتناول هذه الخطوة في عملية الشراء توقيت الخدمة أو المواد التي تم تسليمها إلى الشركة ، وهذا جزء مهم بشكل خاص من العملية ، خاصة إذا كان هناك أي تأخير في التسليم ، وغالبًا ما تتضمن المشكلات التي تتم ملاحظتها في هذه الخطوة من العملية تواريخ الدفع ومواعيد التسليم وإتمام العمل .استلام وفحص المشترياتبمجرد تسليم المنتجات يجب على المشتري قبول أو رفض العناصر ، وإذا تم قبول المنتجات فهذا يعني أن الشركة مسؤولة عن دفع ثمنها ، ومن المهم أن يتم فحص المنتجات بدقة للتأكد من أنها تصل إلى المستوى المتوقع منها ، وإذا لم يكونوا راضين عن الجودة فيجب عليهم الاتصال بالمورد لتصحيح المشكلة .الموافقة على الفاتورة ودفعهاهناك ثلاث وثائق مهمة يجب أن تتطابق مع دفع طلب الفاتورة ، وهي الفاتورة نفسها ووثيقة الاستلام وأمر الشراء الأصلي ، حيث يتم الاتفاق على هذه المستندات وتأكيدها من كل من المتلقي والمورد من أجل إنهاء عملية شراء منتجات جديدة ، ويجب حل أي مشاكل في هذه الخطوة قبل أن يتقدم المستلم لدفع تكلفة المنتجات المطلوبة ، وعادةً ما يتم الدفع مقابل المنتج من خلال الحالات أو خطابات الائتمان أو الشيكات أو التحويلات المصرفية أو أنواع أخرى من التحويلات الإلكترونية .الاحتفاظ بالسجلات للمراجعةمن الضروري أن تحتفظ الشركة بجميع السجلات المناسبة في حالة حدوث عمليات المراجعة ، وتتضمن هذه أي سجلات شراء والتي يمكن استخدامها للتحقق من أي معلومات ضريبية وأوامر شراء لتأكيد معلومات الضمان المقدمة مع المنتجات ، كما توفر سجلات الشراء أيضًا معلومات لعمليات الشراء المستقبلية مثل ما إذا كانت المنتجات تريد إعادة ترتيبها ، وهذا يعني أن دورة الشراء ستبدأ من البداية مرة أخرى .[1]