مهارات السكرتير التنفيذي

معلومات عامة  -  بواسطة:   اخر تحديث:  2020-07-29
مهارات السكرتير التنفيذي

يعتبر السكرتير هو  المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي  الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهارات معين مثل مهارة إدارة  المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن  السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر،  و تقارير النفقات .

  • التوسيع في التحصيل العلمي في كل ما يخص دراسة السكرتارية التنفيذية .
  • الاطلاع على شؤون المجتمع ، والأخبار العامة .
  • معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في البلاد التي يتعامل معها في مجال العمل .
  • ومن أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتير التنفيذي هو أن يكون لديه لغة متمكنة وخاصة لغة البلاد التي يعمل بها .
  • السكرتارية ما هي إلا تنظم الإدارة ، والتنظيم يعد أهم مهارة يجب أن تتوفر لدى السكرتير التنفيذي .
  • القدرة على تكوين علاقات مع أصحاب العمل ، ومن هم خارج العمل .
  • معرفة الأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها .
  • الإلمام بالمواضيع العامة ، والثقافية .
  • معرفة  اللوائح المعمول بها في البلد.
  • الخبرة في طريقة كتابة التقارير ، والمعلومات المهمة .
  • معرفة كيفية  إعداد التقارير الفنية المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية .
  • القدرة على التحكم في تنظيم الوقت للمديرين .
  • معرفة كيفية التواصل مع الأشخاص من خلال استخدام الألفاظ المناسبة .
  • العمل تطوير شخصيته ، والتعامل مع المديرين بطريقة صحيحة .[1]
  • مهام السكرتير التنفيذي

    هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي : [2] معالجة البريدويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي :

  • استلام البريد اليومي .
  • جعل المدير يراه يومياً أو في أقرب فرصة ممكنة .
  • ترتيب البريد حسب الاختصاص في العمل .
  • نسخ صور متعددة من البريد حسب الأهمية .
  • توزيع بريد كل قسم بصورة سريعة .
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ .
  • تسجيل المكالمات ، والبريد الصادر.
  • حفظ صورة عن البريد الصادر .
  • إرسال البريد الصادر .
  • معالجة الاتصالات الهاتفية
  • كتابة دليل كامل يتعلق بالأرقام المهمة .
  • استقبال المكالمات في وقتاً سريع .
  • معرفة المتصل ، والهدف من اتصاله.
  • تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة .
  • الاتصال بالمدير عند الحاجة في أسرع وقت .
  • تسجيل المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.
  • إعداد المراسلات
  • تحرير المادة المكتوبة .
  • طبع المادة المُحررة .
  • عمل تصدير المراسلات الصادرة .
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة .
  • تصميم النماذج التي تساعد على سير العمل بدقة  .
  • تنظيم الاجتماعات
  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات .
  • إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل بموعده .
  • ترتيب قاعة الاجتماع وفق رأي المدير .
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع .
  • تدوين الملاحظات  المهمة في الاجتماع .
  • توزيع أوراق الاجتماع مطبوعة  ومرتبة حسب كل قسم .
  • تنظيم مواعيد المدير العام
  • تسجيل بيانات الزوار .
  • تقديم الأجندة على المدير .
  • ترتيب البيانات للمدير .
  • ترتيب السفريات
  • ترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر .
  • حجز  الحجوزات المطلوبة  ومُتابعتها .
  • كتابة تقرير متعلق بالسفر .
  • التواصل مع الجهة المُضيفة لإخبارها عن موعد وصول المدير .
  • التواصل مع المدير تنظيم جدوله في خارج البلاد .
  • تنظيم محفوظات الإدارة
  • تنظيم المكان الذي  يناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات .
  • ترتيب  المحفوظات وفق كل قسم .
  • ترميز المحفوظات .
  • فهرسة المحفوظات .
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة .
  • إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة .
  • متابعة أعمال الإدارة
  • معرفة الموضوعات التي لم تنتهي وتحتاج لمتابعة  .
  • رؤية ملف المتابعة بصورة  يومية .
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع .
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص .
  • استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
  • مُعالجة النصوص ، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point .
  • إنشاء الجداول من خلال  برنامج Excel.
  • تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج  Out Look.
  • إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
  • تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة .
  • معرفة الأخبار وآخر الأحداث عن طريق الحاسوب .
  • إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
  • عمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة .
  • ترتيب إجازات العاملين .
  • تدوين الحضور ، والغيابات ، وكل الأمور المتعلقة بحضور العاملين وتبليغ الإدارة بها .
  • ترتيب الأعمال الإضافية للموظفين .
  • الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي

    يعد السكرتير التنفيذي من أهم الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري ، فهو يمثل القيام بالكثير من المهام الأساسية  التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي من الأعمال المهمة ، فيعد الركن الأول في تطوير العمل والمؤسسة .[2]

    راتب السكرتير التنفيذي

  • الموظف في مهنة سكرتير تنفيذي  في المملكة العربية السعودية يتقاضى راتب يصل إلى 7,020 ريال في الشهر (المعدل الشهري).
  • تتراوح رواتب السكرتارية بين 3,440 ريال (الحد الأدنى) إلى 11,000 ريال (الحد الأعلى).
  • مهام السكرتير الناجح

  • لبس أفضل الثياب حيث أنه يمثل واجهة الشركة .
  • أن يمتلك شخصية قوية تساعده على اتخاذ القرارات الحازمة .
  • القدرة على التحدث بكل طلاقة لجذب الانتباه .
  • أن يتحلى بالخلق الرفيع و الصدق ، والأمانة، والنزاهة ، والاحترام، و المسؤولية ، والالتزام.
  • أن يكون لديه قدرة كبيرة على العمل تحت ضغط .
  • معاملة كل أفراد العمل بطريقة لطيفة مهما كانت مهنتهم في المؤسسة .
  • أن يكون لديه القدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة ، والانضباط الكبير .
  • الهدوء هو من أهم الصفات التي يجب أن يتصف بها .
  • لابد أن يكون لديه ذاكرة قوية قادرة على حفظ المعلومات ، ومعرفة الأشياء المهمة كمن غير المهمة .
  • الحوار معه يكون بناء يمكن له أن يساعدك على معرفة آفاق جديدة للعمل ، ويكون لديه القدرة على كسب معارف من خلال هذا الحوار .
  • أن يكون لديه من الخبرات ما يؤهله لهذا العمل .
  • القدرة على التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي ، والتمكن من جمع المعلومات من خلالها ، والتعامل مع جميع البرامج التي تعمل من خلال الحاسوب ، والقدرة على التنسيق من خلالها .
  • كتابة التقرير بشكل متقن ، وبدون أي أخطاء .
  • التعاون هو الروح التي يجب أن تسود في المؤسسة ، ولا يتحقق ذلك إلا من خلال تعاون المدير التنفيذي .
  • تقصي المعلومات وتتبعها ، وخاصة التي يطلبها المدير منه .
  • كتم أسرار العمل ، والمحافظة على سريته .[3]
  • الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

    السكرتير هو  المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي  الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهرات معين مثل مهارة إدارة  المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن  السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر،  و تقارير النفقات وهناك تدرج في وظيفة السكرتارية على النحو التالي : [4]

  • مساعد إداري على مستوى الدخول.
  • مساعد إداري.
  • مساعد إداري كبير.
  • السكرتير التنفيذي.
  • الأمين التنفيذي الأول.
  • مدير مكتب.
  • مدير مكتب أول.