يعتبر السكرتير هو المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهارات معين مثل مهارة إدارة المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر، و تقارير النفقات .
مهام السكرتير التنفيذي
هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي : [2] معالجة البريدويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي :
استلام البريد اليومي .جعل المدير يراه يومياً أو في أقرب فرصة ممكنة .ترتيب البريد حسب الاختصاص في العمل .نسخ صور متعددة من البريد حسب الأهمية .توزيع بريد كل قسم بصورة سريعة .حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ .تسجيل المكالمات ، والبريد الصادر.حفظ صورة عن البريد الصادر .إرسال البريد الصادر .معالجة الاتصالات الهاتفيةكتابة دليل كامل يتعلق بالأرقام المهمة .استقبال المكالمات في وقتاً سريع .معرفة المتصل ، والهدف من اتصاله.تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة .الاتصال بالمدير عند الحاجة في أسرع وقت .تسجيل المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.إعداد المراسلاتتحرير المادة المكتوبة .طبع المادة المُحررة .عمل تصدير المراسلات الصادرة .تصوير المستندات والأوراق المطلوبة .تصميم النماذج التي تساعد على سير العمل بدقة .تنظيم الاجتماعاتحجز القاعات من أجل الاجتماعات .إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل بموعده .ترتيب قاعة الاجتماع وفق رأي المدير .استقبال المُشاركين في الاجتماع .تدوين الملاحظات المهمة في الاجتماع .توزيع أوراق الاجتماع مطبوعة ومرتبة حسب كل قسم .تنظيم مواعيد المدير العامتسجيل بيانات الزوار .تقديم الأجندة على المدير .ترتيب البيانات للمدير .ترتيب السفرياتترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر .حجز الحجوزات المطلوبة ومُتابعتها .كتابة تقرير متعلق بالسفر .التواصل مع الجهة المُضيفة لإخبارها عن موعد وصول المدير .التواصل مع المدير تنظيم جدوله في خارج البلاد .تنظيم محفوظات الإدارةتنظيم المكان الذي يناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات .ترتيب المحفوظات وفق كل قسم .ترميز المحفوظات .فهرسة المحفوظات .إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة .إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة .متابعة أعمال الإدارةمعرفة الموضوعات التي لم تنتهي وتحتاج لمتابعة .رؤية ملف المتابعة بصورة يومية .اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع .حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص .استخدام تطبيقات الحاسب الآليمُعالجة النصوص ، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point .إنشاء الجداول من خلال برنامج Excel.تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج Out Look.إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة .معرفة الأخبار وآخر الأحداث عن طريق الحاسوب .إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارةعمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة .ترتيب إجازات العاملين .تدوين الحضور ، والغيابات ، وكل الأمور المتعلقة بحضور العاملين وتبليغ الإدارة بها .ترتيب الأعمال الإضافية للموظفين .
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
يعد السكرتير التنفيذي من أهم الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري ، فهو يمثل القيام بالكثير من المهام الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي من الأعمال المهمة ، فيعد الركن الأول في تطوير العمل والمؤسسة .[2]
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
السكرتير هو المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهرات معين مثل مهارة إدارة المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر، و تقارير النفقات وهناك تدرج في وظيفة السكرتارية على النحو التالي : [4]
مساعد إداري على مستوى الدخول.مساعد إداري.مساعد إداري كبير.السكرتير التنفيذي.الأمين التنفيذي الأول.مدير مكتب.مدير مكتب أول.